Tips om bedrijfsadministratie in te richten
Als startende klanten met ons een adviesgesprek aangaan dan is het bijhouden van een goede administratie een van de onderwerpen. Een administratie bijhouden is óók heel belangrijk. Maar hoe doe je dat? Een paar tips.
1. De administratie starten
Als je een onderneming start is het belangrijk dat je een goede bedrijfsadministratie start. Dit is niet alleen verplicht voor de Belastingdienst, het is ook belangrijk als je zelf inzicht en overzicht wilt hebben en houden. Laten we er eerst van uitgaan dat je zelf de administratie doet. Dan raad ik aan eerst eens rustig te gaan zitten en alles goed uit te zoeken. Vaak kun je het grotendeels wel zelf doen. De btw-aangifte is redelijk eenvoudig, dus ook goed zelf te doen. Kom je er niet uit? Op internet vind je handige hulpmiddelen en informatie over dit soort onderwerpen.
2. De administratie en documenten
Alle financiële transacties moeten goed bewaard blijven. De bewaartermijn voor veel documenten is zeven jaar. Denk aan kassabonnen, facturen, afschriften en andere bewijzen. Ook eigendommen, schulden en de salarisadministratie vallen hieronder.
3. Tijd besteden aan de administratie
Plan wekelijks een vast moment waarop alle administratie van de afgelopen week verwerkt kan worden. Het niet plannen brengt risico's met zich mee. Je verliest het overzicht op en het inzicht in inkomsten en uitgaven. Hierdoor kun je niet tijdig inspelen op negatieve en positieve ontwikkelingen in je onderneming.
Kies je ervoor om de administratie uit te besteden aan een administratiekantoor dan kun je meer aandacht aan het ontwikkelen van je onderneming geven. De ondernemer kan zich dan volledig richten op zijn onderneming en het ondernemen. De ondernemer wordt bij deze mogelijkheid volledig ontzorgd. Het levert tijdswinst op. Voor de overige, wat meer complexe, zaken is het ook belangrijk om een administratiekantoor in te schakelen. Voor de aangifte inkomstenbelasting bijvoorbeeld. Maar hoe maak je de eerste selectie tussen administratiekantoren? Volg de volgende tips.
1. Persoonlijke klik
Durf je jouw bedrijfscijfers te laten opstellen en beoordelen door een kantoor? Je hoeft echt niet de beste vrienden te worden met de mensen aan wie jij de administratie hebt uitbesteed, maar een beetje een persoonlijke klik is veel waard!
2. Kosten administratiekantoor
Een administratiekantoor beoordelen op de kosten is de volgende stap. Online kun je gemakkelijk offertes opvragen van kantoren uit de regio. Het uitbesteden van de administratie voor een gemiddelde eenmanszaak zonder personeel is meestal mogelijk tussen € 95 en € 125 per maand, exclusief btw. Duurder kan uiteraard ook. Bijvoorbeeld als je rijinstructeurs in dienst hebt en een loonadministratie moet voeren.
3. Uurtarief van een administratiekantoor
Bovenstaande kosten zijn gebaseerd op een uurtarief van rond de 60 euro per uur, al wordt er soms met een totaaltarief, en dus niet met een uurtarief, gerekend. Ook is het afhankelijk van de werkzaamheden. Wordt er ook advies verwacht? Dan zal het tarief stijgen.
4. Branchekennis
Een branchespecifiek administratiekantoor is een must. Er zijn namelijk branchespecifieke belastingvoordelen te behalen.
5. Expertise
Voor een rijschoolondernemer is het niet noodzakelijk om een accountant te hebben. Een administratiekantoor waarbij ook een registerbelastingadviseur is aangesloten is meestal voldoende.
6. Online-administratiekantoor
Een locatie is minder van belang dan de kwaliteit. Door de huidige technieken is er contact mogelijk op elk uur van de dag, onafhankelijk van de plek waar je bent. Dit kan prima online.
Tegenwoordig is een goed administratiekantoor een gedigitaliseerd administratiekantoor.
7. Opgeruimd staat netjes
De veiligheid van je administratie staat boven alles. Heb je online een administratiekantoor gevonden en ben je benieuwd of dit een goede keuze zou kunnen zijn? Ga dan eens langs.
Garanties zijn lastig, maar gevoelsmatig krijg je toch al snel een beeld hoe het met die toegang voor onbevoegden gesteld is. Zijn de bureaus netjes, slingeren er nergens allerlei mappen en facturen rond en geeft het administratiekantoor een betrouwbare indruk?
Als je op zoek bent naar een administratiekantoor vertrouw dan op je intuïtie!
Ik ben benieuwd wat je doet. Succes met de keuze.